FASES
DE UN EVENTO
Los eventos han demostrado ser un medio efectivo
para conducir la organización de negocios, transmitir nueva información, proporcionar
un foro para el intercambio de ideas y favorecer los colegas de una misma rama de actividad o
profesión a desarrollar sus vínculos e
intercambios.
ETAPAS DE UN
EVENTO
La
realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las
funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:
·
Pre-evento
(investigación,
planificación y organización)
·
Evento
(dirección)
·
Post-evento
(evaluación)
FASES DEL PRE-EVENTO
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.
9.- Promoción del Evento.
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.
Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con
claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las
actividades que se llevarán a cabo.
Al elegir el nombre del evento se debe considerar la
naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un
seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero
sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del
evento.
2.- Nombrar el Comité
Organizador
Sus miembros son los responsables de la planeación del
evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones
específicas del mismo
4.- Seleccionar la Fecha
Para la selección de la fecha
del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
•
Si hay
suficiente margen de tiempo para la
organización requerida
•
Evitar que
coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de
público
•
Asegurarse de
que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas
nacionales o regionales
5.- Seleccionar el lugar o los
lugares de realización.
6.- Elaborar el Cronograma
General de Actividades.
7.- Estimar los Recursos
Humanos, Materiales y Técnicos.
8.- Elaborar el Presupuesto
10.- Diseño y Elaboración de
impresos.
11.- Selección y Capacitación
de Personal.
12.- Adquisición o Contratación
de materiales, equipos o servicios.
EL EVENTO
·
Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron
durante el Pre- Evento.
·
Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el
mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la
programación que el comité organizador preparó
como evento.
FASES DEL POST-EVENTO
1.- Recopilación y Archivo de
la Información pertinente al Evento
Al culminar el evento las
comisiones deberán entregar un informe de sus actividades las cuales integrarán la Memoria del Evento
donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y
conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información deberá guardarse en
forma ordenada para facilitar futuras consultas.
2.- Agradecimientos
Se deben enviar cartas o notas
de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento
se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.)
3.-Evaluación
Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el
momento oportuno o no se cumplió.
4.-Cumplimiento de los
compromisos adquiridos
Es muy importante que el comité organizador cumpla con
los convenios y acuerdos que se realizaron a favor al éxito del evento. Es así
que se crea la credibilidad y responsabilidad del grupo organizador.
5.-Memoria y Cuentas
Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité
Organizador. Es un Informe general del Evento.
No importa qué tipo de
evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la
ejecución hacer que esos detalles se
cumplan en el lugar y en el momento que
fueron programados.
