FASES DE UN EVENTO

Los eventos han demostrado ser un medio efectivo para conducir la organización de negocios, transmitir nueva información, proporcionar un foro para el intercambio de ideas y favorecer  los colegas de una misma rama de actividad o profesión a desarrollar sus vínculos  e intercambios.

ETAPAS DE UN EVENTO

La realización de un evento se divide en tres etapas que se corresponden con las funciones básicas del proceso gerencial de la siguiente manera:

·         Pre-evento (investigación, planificación y organización)

·         Evento (dirección)

·         Post-evento (evaluación)

 

FASES DEL PRE-EVENTO
1.- Determinar los objetivos y definir el tipo de evento y su nombre de acuerdo a los fines del mismo.

Luego de haberse escogido el tema se deberá definir con claridad los objetivos que se pretenden alcanzar o lograr a través de las actividades que se llevarán a cabo.

Al elegir el nombre del evento se debe considerar la naturaleza del mismo para determinar su tipo, bien sea un congreso, un seminario, un simposio u otro. Tal nombre debe ser corto y llamativo, pero sobre todo debe adecuarse al propósito que se busca con la realización del evento.

2.- Nombrar el Comité Organizador

Sus miembros son los responsables de la planeación del evento, su número varía de acuerdo a la magnitud del evento y demás condiciones específicas del mismo

  3.- Determinar el número y tipo de Invitados, Participantes, Delegados, Ponentes y Acompañantes.

4.- Seleccionar la Fecha

Para la selección de la fecha del evento se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

 

•          Si hay suficiente  margen de tiempo para la organización requerida

•          Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de público

•          Asegurarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas, fiestas nacionales o regionales

5.- Seleccionar el lugar o los lugares de realización.

6.- Elaborar el Cronograma General de Actividades.

7.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos.

8.- Elaborar el Presupuesto

 

9.- Promoción del Evento.

 

10.- Diseño y Elaboración de impresos.

11.- Selección y Capacitación de Personal.

12.- Adquisición o Contratación de materiales, equipos o servicios.

EL EVENTO

·         Es donde se va a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

·         Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo,  en el  lugar y hora estimada guiadas por la programación  que el comité organizador preparó como  evento.

 

FASES DEL POST-EVENTO

1.- Recopilación y Archivo de la Información pertinente al Evento

Al culminar el evento las comisiones deberán entregar un informe de sus actividades  las cuales integrarán la Memoria del Evento donde se detallarán aspectos como: la historia, resumen, programa, ponencias y conclusiones, en el caso de haberlas. Dicha información deberá guardarse en forma ordenada para facilitar futuras consultas.

 

2.- Agradecimientos

Se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, patrocinantes, ponentes, etc.)

3.-Evaluación

Consiste en medir si lo planificado se cumplió en el momento oportuno o no se cumplió.

4.-Cumplimiento de los compromisos adquiridos

Es muy importante que el comité organizador cumpla con los convenios y acuerdos que se realizaron a favor al éxito del evento. Es así que se crea la credibilidad y responsabilidad del grupo organizador.

5.-Memoria y Cuentas

Es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador. Es un Informe general del Evento.

No importa qué tipo de evento sea, lo importante es planificarlo cuidando los detalles y ya en la ejecución  hacer que esos detalles se cumplan  en el lugar y en el momento que fueron programados.